В статье расскажем о плюсах перехода на электронный кадровый документооборот и преимуществах электронного документооборота между компаниями. Поделимся пошаговым алгоритмом перехода на взаимодействие по электронным каналам связи. Was ist das или Что значит ЭДО? ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа. Всё происходит так. Электронный документооборот – современный и удобный способ ведения документации компании. Популярность ЭДО в российских организациях растет. Рассказываем, чем удобен электронный документооборот и как к нему подключиться. СФР опубликовал приказ с новыми правилами ЭДО между фондом и страхователями – нововведения вступят в силу с 20 октября 2023 года.
Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги. При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации. Электронный документооборот: с чего начать Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий. Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись.
Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО. После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много , и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений. Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО. Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг.
Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен адрес и сервис, на котором размещён сайт — хостинг.
Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Отправляет первой. Та смотрит — оп! Значит, что-то исправили, злодеи.
Потом идут бить морду, наверное. Где взять электронную подпись Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ. Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом.
В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку или другой носитель, например дискетку там, я не знаю. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные. Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов.
Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно. Как работает электронная подпись Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи». Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального. Универсальный вариант — квалифицированная подпись.
В том числе прохождение контроля на пунктах пропуска станет быстрее за счёт того, что к моменту прибытия транспорта к пункту в системе уже будет информация о том, что везёт перевозчик.
Применение электронного документооборота позволяет: значительно сократить затраты на бумагу, тонер, курьерские или почтовые услуги; оптимизировать бизнес-процессы: электронные документы намного проще и быстрее согласовать, внести правки и подписать, а следовательно быстрее получить оплату; исключить ошибки и задержки учёта операций в бухгалтерии; сократить расходы на хранение документов, электронные файлы не обязательно распечатывать, они хранятся в электронном архиве и доступны в любой момент. В некоторых ситуациях применение ЭДО становится необходимым в соответствии с требованиями законодательства: при отправке налоговой и бухгалтерской отчётности; при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами; при участии в торгах на электронных площадках. Пользователям услуг OFD.
Для этого мы подключаем электронный документооборот ЭДО. Поток бесплатно для всех клиентов, приобретающих услугу ОФД или Ferma. При желании предприниматель может перейти на обмен электронными документами и с другими контрагентами, а также производить отправку отчётности в контролирующие органы. Через ЭДО. Поток можно отправлять и принимать все формы документов, утверждённых ФНС, а также любые другие в форматах docx, pdf, xlsx, jpg. Работа с маркировкой в ЭДО. Поток Процесс контроля за оборотом маркированной продукции тесно связан с электронным документооборотом. Если в первые годы работы системы мониторинга сведения в государственную информационную систему передавались через личный кабинет «Честный ЗНАК», то с начала 2022 года это можно делать только с помощью ЭДО. Для продавцов маркированной продукции ЭДО. Поток выполняет разные функции в зависимости от типа участника оборота: Рознице ЭДО потребуется для приёма входящих УПД при покупке товара, для вывода из оборота по причинам, отличным от розничной продажи например, при порче продукции, истечении срока годности или приобретении ее для нужд сотрудников.
Также через ЭДО производится перемаркировка при порче знака идентификации во время хранения или возврате товара с утраченным кодом маркировки.
Малый бизнес и электронный документооборот
Кадровый ЭДО регулируется ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ и приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578Н (далее — приказ № 578Н). Трудовой кодекс определяет порядок перехода на кадровый ЭДО и регламентирует его. Виталий Занин, руководитель проекта Электронный документооборот ЭТП ГПБ: «Если ваша компания даже не продает, а только покупает мониторы, вы должны пользоваться ЭДО, потому что монитор — товар с обязательной прослеживаемостью. Электронный документооборот представляет собой систему процессов по обработке документов в электронном виде, так называемый «безбумажный документооборот».
Как перейти на электронный документооборот в бухгалтерии
В стране продолжается массовый переход на электронный документооборот. В связи с этим Минфин России утвердил новые электронные формы первичных документов. Уже со следующего года эти формы должны будут применяться всеми организациями. Подписывать с контрагентом соглашение на ЭДО не обязательно, но есть важные исключения – о них подробно в нашей статье. Обмен электронными документами = соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО. Что такое ЭДО. Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Согласно сделанному заявлению представителей ФНС, в России с 2024 года вводится обязательный электронный документооборот (ЭДО). Данное решение не должно отразиться на деятельности российского крупного бизнеса.
К концу 2024 года возможен переход на обязательный ЭДО в грузоперевозках
| Переход на ЭДО в 2023 году. Как организовать электронный документооборот в бухгалтерии | В случае неперехода организации на ЭДО и невыполнения требований по электронному бухгалтерскому учёту, должностные лица подвергаются риску штрафов в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ: До 10 тысяч рублей при первом нарушении. |
| Основные направления развития ЭДО в 2023 году. Требования к ЭДО 2023. Переход на ЭДО 2023. | Условной датой перехода на обязательный документооборот электронными перевозочными документами (ЭПД) может стать конец 2024 года. Сейчас эта тема обсуждается между Минтрансом и ФНС. Постепенный перевод всех грузоперевозок в РФ на одну. |
| Электронный документооборот между хозяйствующими субъектами | Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. |
| Что такое ЭДО и как это работает? Как подключить переход на электронный документооборот | С 1.01.2023 г. все гос.и муниципальные учреждения в обязательном порядке переходят на ЭДО. Как подписывать и хранить «первичку»? Как не попасть по штраф? |
| Какие изменения ожидаются в ЭДО до 2024 года | Разберем когда нужно переходить на внутренний электронный документооборот. |
Электронный документооборот: ответы на вопросы
Перейдите в разделы «Пособие» и «Дополнительно» и проверьте правильность информации о лице. Если требуются исправления или дополнения, внесите их. Кликните «Проверить». Если ошибок не обнаружено, отправьте документ по соответствующей кнопке. После того, как ведомство получит информацию, в СБИС отразится протокол.
Как скорректировать ответ на запрос Если после отправки ответа понадобилось его исправить, это можно сделать в несколько кликов. Внутри запроса выберите «Редактировать», далее укажите причину исправления. Внесите корректировки. Автоматизируйте сдачу отчетности и другие бизнес-процессы с помощью СБИС.
Программа проверит все документы на ошибки перед отправкой.
В качестве примера рассмотрим оформление документов «Заявление на выдачу аванса» под правами пользователя «Подотчетное лицо». У подотчетного лица интерфейс программы будет сильно ограничен. Доступны к созданию и подписанию только документы «Заявление на выдачу аванса» и «Авансовый отчет». Все остальные документы из раздела «Денежные средства» будут недоступны к просмотру, созданию и редактированию рис.
Использование внутреннего электронного документооборота на примере пользователя «Подотчетное лицо» Рис. Использование внутреннего электронного документооборота на примере пользователя «Подотчетное лицо» От имени подотчетного лица создадим документ «Заявление на выдачу аванса». Документ создается путем копирования или создания нового документа. Подотчетное лицо заполняет поля, к которым у него есть доступ. Все остальные поля и проведение документа будет заполнять бухгалтер.
Подотчетное лицо имеет возможность сохранить заявление и сформировать электронный документ, который после необходимо подписать простой электронной подписью рис. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица Рис. Документ «Заявление на выдачу аванса» от имени подотчетного лица На закладке «Подписи» отображается информация о том, кто должен подписать печатную форму документа и очередность подписания. Подотчетное лицо входит в состав подписантов, значит, имеет права на подписание документа после его записи рис. Закладка «Подписи» После подписания в печатной форме отображается электронный прообраз простой электронной подписи рис.
Пример применения простой электронной подписи Далее в этом документе бухгалтер заполняет оставшиеся поля и реквизиты, затем передает документ на подписание главному бухгалтеру и руководителю учреждения. Для быстрого поиска нужного документа главный бухгалтер может перейти на вкладку «Органайзер — Внутренние документы» и найти необходимый документ в списке рис. Внутренние электронные документы пользователя Рис. Внутренние электронные документы пользователя Главный бухгалтер может открыть документ для просмотра и потом поставить подпись или сразу из вкладки «Внутренние документы», не открывая файл, нажать кнопку «Подписать» и далее передать на подписание руководителю учреждения рис. Подпись главного бухгалтера Помимо этого, главный бухгалтер имеет возможность отказаться от подписания документа и вернуть его на корректировку по каким-либо причинам.
Тогда подотчетному лицу необходимо внести изменения в документ, которые потребует от него главный бухгалтер, и заново пописать документ рис. Отказ от подписания документа После подписания документа всеми ответственными лицами он переходит в статус «Завершен». В заявлении будет отображено состояние «Завершен» с тремя электронными подписями рис. Вид электронного документа со статусом «Завершен» Таким образом, вы оформили электронный документ «Заявление на выдачу аванса» согласно требованиям по использованию внутреннего электронного документооборота организации. Подведем итоги Мы рассмотрели, с чего начать переход для использования внутреннего электронного документооборота в организации, как настроить и работать с внутренним ЭДО в программе «1С:БГУ».
Надеемся, что информация помогла вам разобраться с процессом перехода и использования внутреннего электронного документооборота. Как можно увидеть из статьи, процесс не является долгим и слишком затратным.
Это означает, что в ближайшие годы большинству предпринимателей придется освоить электронный документооборот ЭДО. Основная цель этого перехода заключается в экономии времени и средств как для предпринимателей, так и для государственных органов. Если Вы еще не работаете через ЭДО данного интегратора, то рекомендую для начала ознакомиться и самим увидеть все возможности, перейдя по ссылке — здесь. Согласно данным ФНС, бумажный документооборот в России в год обходится примерно в 3,5 триллиона рублей. Каждая компания и ИП тратят до 65 часов в месяц на создание, хранение и обработку бумажных документов, что составляет примерно семь рабочих дней. Для постепенного перехода предпринимателей на электронный документооборот, ФНС совместно с бизнес-сообществом разработала Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности.
При КЭДО прием на работу происходит быстрее, не нужно заполнять кучу бумаг. Для оформления отпуска не нужно приезжать в офис, все кадровые документы сотрудник видит в телефоне. Современное поколение сотрудников это ценит. Но не все знают, как эти риски снизить или избежать, поэтому допускают ошибки. Разберем на примерах.
Случайное уничтожение электронных документов. Риск Как снизить Многие из нас уничтожали важные фотографии с телефона или файлы с компьютера, которые до этого редактировали много часов. При КЭДО риск утраты электронных документов тоже есть, но его можно снизить. В вашей информационной системе КЭДО должно быть: резервное копирование файлов, защита от удаления, возможность организовать хранение электронных документов в нескольких местах. Например, на сервере компании и в облачном хранилище.
Как еще обеспечить сохранность электронных кадровых документов, читайте в статье. Невозможно подписать документы задним числом Риск Как снизить Любой кадровик сталкивался с ситуацией, когда его вынуждали оформить документы задним числом. Экстренные командировки работников, отпуска с разрешения начальника, незапланированные сверхурочные. При электронном подписании документов фиксируется дата и время постановки электронной подписи работником. Поэтому при КЭДО изменить дату подписания документа нельзя, но можно помочь работникам не нарушать сроки.
Установите причины, по которым приходится оформлять документы задним числом. Автоматизируйте то, что отнимает время.
Как работать с внутренним ЭДО в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения
Безопасность: некоторые документы по закону необходимо хранить 50 и более лет. При этом, при переезде как и просто при хранении есть риск потерять документ, что, при проверке контролирующими органами, приведет к дополнительным штрафам. Для кадровой службы Снижение нагрузки: больше не требуется «бегать» за сотрудниками, чтобы напомнить о подписании - документы между разными участниками процесса подписания возможно отправить один раз в электронном виде по заранее настроенному маршруту. Ускорение кадрового делопроизводства: снижение времени на отправку и подписание документов, при работе с удаленщиками, вахтовиками, а также сотрудниками из филиалов; Быстрый поиск документов в архиве; Повышается прозрачность: возможно в режиме реального времени отслеживать на каком этапе находится процесс подписания. Оперативность согласования и выполнения кадровых запросов: возможность согласовать и подписать кадровый документ от нескольких минут. Итак, мы уже определились, что переход на кадровый электронный документооборот выгоден как руководителю так и остальным сотрудникам.
А что дальше? Что на этом этапе необходимо сделать? Опросить сотрудников о готовности к переходу на КЭДО. Понятно, что, если в штате большая часть «безкомпьютерщиков», да и просто «консервативных» работников, сложно будет разом перевести всех на КЭДО, как бы сервис ни снижал расходы и ни ускорял работу кадровой службы. В этом случае, хорошим вариантом будет осуществлять переход поэтапно - сначала самых активных и далее, по мере готовности менее подготовленным сотрудникам будет проще, когда коллеги рядом уже отправляют заявление на отпуск в сервисе КЭДО, а ознакомление с приказами происходит мгновенно, нажатием 2-3 клавиш ; отлично подойдут также видеоинструкции; также, возможно, потребуется установить отдельный компьютер для доступа сотрудников в кабинет сервиса.
Для кадровой службы Снижение нагрузки: больше не требуется «бегать» за сотрудниками, чтобы напомнить о подписании - документы между разными участниками процесса подписания возможно отправить один раз в электронном виде по заранее настроенному маршруту. Ускорение кадрового делопроизводства: снижение времени на отправку и подписание документов, при работе с удаленщиками, вахтовиками, а также сотрудниками из филиалов; Быстрый поиск документов в архиве; Повышается прозрачность: возможно в режиме реального времени отслеживать на каком этапе находится процесс подписания. Оперативность согласования и выполнения кадровых запросов: возможность согласовать и подписать кадровый документ от нескольких минут. Итак, мы уже определились, что переход на кадровый электронный документооборот выгоден как руководителю так и остальным сотрудникам.
А что дальше? Что на этом этапе необходимо сделать? Опросить сотрудников о готовности к переходу на КЭДО. Понятно, что, если в штате большая часть «безкомпьютерщиков», да и просто «консервативных» работников, сложно будет разом перевести всех на КЭДО, как бы сервис ни снижал расходы и ни ускорял работу кадровой службы. В этом случае, хорошим вариантом будет осуществлять переход поэтапно - сначала самых активных и далее, по мере готовности менее подготовленным сотрудникам будет проще, когда коллеги рядом уже отправляют заявление на отпуск в сервисе КЭДО, а ознакомление с приказами происходит мгновенно, нажатием 2-3 клавиш ; отлично подойдут также видеоинструкции; также, возможно, потребуется установить отдельный компьютер для доступа сотрудников в кабинет сервиса. Проанализировать текущие кадровые процессы и оптимизировать КДП. Необходимо на подготовительном этапе устранить упростить процессы, например, убрать дублирующиеся действия и документы или хотя бы сократить их до минимума.
Для создания такой подписи не нужны специальные программы и услуги специализированных организаций. Такую подпись нужно применять вместе с программами криптозащиты и можно получить в рамках сервиса 1С-Подпись. Вариант ЭДО Тип подписи В каких программах реализовано ЭДО для обмена счетами-фактурами и другими документами, используется при маркировке и работе с «Честным знаком» Квалифицированная ЭП руководителя учреждения Реализовано во всех программах 1С по ведению бухгалтерского учета. Доступно при подключении сервиса 1С-ЭДО, который включен в наш договор обслуживания Отчетность в контролирующие органы Квалифицированная ЭП руководителя учреждения Реализовано в программах 1С по ведению бухгалтерского учета и расчета зарплаты. Доступно при подключении сервиса 1С-Отчетность, который включен в наш договор обслуживания СЭДО ФСС для взаимодействия страхователей с ФСС Квалифицированная ЭП руководителя учреждения Реализовано в типовых программах 1С, в которых можно рассчитывать зарплату сотрудников ЭДО внутри организации: приказы, распоряжения, служебки, согласования договоров Простые или квалифицированные ЭП сотрудников по решению учреждения Специализированные конфигурации, такие как 1С:Документооборот государственного учреждения ЭДО в бухгалтериях, предусматривающий разделение ответственности по реквизитам и разделам документов обычно при использовании в специализированных единых центрах обработки данных Простые или квалифицированные ЭП сотрудников по решению учреждения в случаях, не противоречащих закону Типовой функционал конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП Хранение в электронном виде стандартных бухгалтерских отчетов, регистров, форм документов с использованием ЭП. В приказе 61н упомянуты только электронные документы и регистры учета и указаны сроки начала их применения: c 01. Применяется он с 01.
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
| Перехода на обязательное КЭДО не будет до конца 2024 года | СФР опубликовал приказ с новыми правилами ЭДО между фондом и страхователями – нововведения вступят в силу с 20 октября 2023 года. |
| Кадровый ЭДО в 2024 году: какие нюансы учесть при переходе? | С ЭДО компании могут создавать любые документы, подписывать, хранить и пересылать их контрагентам в электронном виде. Вместо подписи, которую ставят от руки, в ЭДО используют электронную цифровую подпись (ЭЦП). |
| Электронный документооборот (ЭДО) в 2023 году: 6 главных направлений развития | ФНС назвала срок перехода всех организаций на электронный документооборот. |
| Что такое электронный документооборот (ЭДО)? | К этому времени ФНС намерена провести полный переход на электронный документооборот, за исключением объектов государственной тайны. Поэтому, если вы отвечаете критериям для перехода, важно заранее выбрать сервис для работы с ЭДО. |
Форматы ЭДО
- Переходите на электронный обмен документами!
- Маркировка и ЭДО: как работать через ЭДО с системой «Честный знак»
- Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с 2024 года
- Обязательный переход на ЭДО 2024: всё, что нужно знать
- Сайт временно не доступен. По всем вопросам обращаться в техподдержку.
Экологично и экономично: как изменится документооборот в России к 2024 году
Законодательство 16 Мая 2023 Об этом заявил директор департамента цифрового развития Минтранса России Дмитрий Скачков в ходе панельной сессии на TransRussia 2023. По его словам, в настоящее время ведётся работа по организации роуминга между операторами ЭДО, поскольку сейчас возможность электронного обмена перевозочными документами есть только у тех участников, которые подключены к одному оператору.
Переход на ЭДО будет добровольным: использовать бумажные или цифровые документы предприниматели решат самостоятельно. В ходе налоговых проверок инспекторам можно будет предоставлять не только бумажные, но и электронные документы. С 1 сентября 2023 года на всех сотрудников, которые оформляют и подписывают документы от имени организации, нужно оформить МЧД — машиночитаемую доверенность. Без этого файла подписывать бумаги смогут только руководители юридических лиц. Электронные транспортные накладные государство планирует ввести до 2025 года, но пока нет ни точных сроков, ни регулирующих нормативных актов. В рамках эксперимента элементы ЭДО в сфере транспорта будут вводить в отдельных регионах: в Москве — электронные путевые листы для общественного транспорта, в Липецкой области — электронные путевые листы для грузовых и пассажирских перевозок.
Бумажные документы часто теряются, могут пострадать от пожара, протечки воды или других нештатных ситуаций. В итоге компания может потерять важные документы, потратить время на их восстановление и даже получить штраф со стороны трудовой инспекции.
Онлайн-архивы находятся в зоне безопасности. Потеря документов с защищенных серверов практически исключена. Готовые маршруты согласования и понятный контроль за их исполнением повышает дисциплину сотрудников и в итоге увеличивает привлекательность компании как работодателя. Порог входа Средний срок внедрения КЭДО в компанию, в которой работает порядка 300 сотрудников, составляет две недели. Затраты, если не требуется персональной доработки системы под нужды заказчика, составляют от 75 тыс. Ее опыт позволяет сделать этот процесс максимально безболезненным и комфортным для клиентов. В «ЦСБ Контроль» говорят, что продают то, что сначала опробовали на себе. Сама компания занимается автоматизацией бизнес-процессов и внедрением цифровых экосистем. В 2018 году она перешла на электронный документооборот, а еще через три года начала предлагать своим клиентам внедрение этого продукта. Фото: Shutterstock В одну систему может быть включен не только весь кадровый документооборот, но и система учета рабочего времени электронные пропуска на входе и выходе с предприятия и даже оплата и подписание счетов со сторонними подрядчиками.
Его нужно настраивать для каждого контрагента. Актуальное состояние роуминга между операторами — на сайте ассоциации «РОСЭУ» Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.
Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные.
Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.
Как выбрать подходящую систему Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой службы. Компания может выбрать любого оператора из списка.
Что такое электронные документы и система ЭДО
- Информация для организации электронного документооборота
- Когда переход на ЭДО станет обязательным? – Дзен – АТИ, Центр: Система грузоперевозок
- Приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н
- К 2024 году на электронный документооборот перейдет весь бизнес
Что нужно знать про обмен электронными документами
Начиная с 2024 года, переход на электронный документооборот станет обязательным для всех организаций. Обязательный переход на ЭДО в 2022 году потребуется и для соблюдения законодательных требований по сдаче отчетности. Такой электронный документооборот относится к сфере B2G и доступен в сервисах интернет-отчетности. Was ist das или Что значит ЭДО? ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа. Всё происходит так. — Мы рекомендуем уже сейчас подключать электронную подпись, осваиваться с электронными документами и постепенно переходить на ЭДО до того, как это станет обязательным, — рассказывает Ирина Куракина, менеджер продукта АТИ-Доки. В статье мы рассмотрим, что такое внутренний электронный документооборот по приказам Минфина РФ № 61н, 100н, 103н. Вы узнаете, как организовать переход на использование внутреннего ЭДО в «1С» и что для этого необходимо.
Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
Налоговики рассчитывают, что электронная документация сократит траты бизнеса на бумагу и курьерскую доставку, а также снизит трудозатраты сотрудников. Для остального нет одобренного государством единого стандарта, что заставляет бухгалтерии иметь бумажный вариант. Но ближайшие годы ФНС разработает нормативную базу и для других документов.
Это нововведение нацелено на снижение расходов государства за счёт отказа от бумажной документации, печати и доставки, а также ускорение процесса обмена документами. Что будет, если компания не перейдет на ЭДО В случае неперехода организации на ЭДО и невыполнения требований по электронному бухгалтерскому учёту, должностные лица подвергаются риску штрафов в соответствии со статьей 15. До 20 тысяч рублей при повторном нарушении. Соблюдение новых нормативов становится не только неотъемлемой частью законопослушной деятельности компании, но и мерой предотвращения финансовых наказаний.
Новые правила электронного документооборота В соответствии с последними изменениями в законодательстве, в период с 2023 по 2024 год все бюджетные учреждения обязаны перейти на систему электронного бухгалтерского учёта. Минфин утвердил единые правила для создания и использования унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учёта, охватывающих: Электронные первичные учётные документы.
Как работает электронная подпись Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального. Универсальный вариант — квалифицированная подпись.
Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах Простая или неквалифицированная подпись Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи. Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет.
Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи. Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Список доверенных центров на сайте налоговой Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск. Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации.
Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена. Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Это значит, что необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту. Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО. Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы искать в папках в шкафу. Как правило, документ сканируют сразу «на входе».
Например, секретарь сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска. Если архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки, то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению — информация «вшивается» в код. Чтобы быстро и правильно вести учет в организации, необходимо владеть инструментами для автоматизации работы бухгалтера.
Современные компании давно уходят от работы с бумагой и ручкой и стремятся быстро и четко выполнять все операции, связанные с хозяйственной деятельностью своего предприятия. К инструментам для автоматизации работы бухгалтера можно отнести не только функционал программы 1С, но и другие электронные помощники. Узнаете, как можно эффективно генерировать совместную работу с коллегами, хранить и архивировать документы и файлы, а также обрабатывать данные с помощью инструментов Яндекс, Гугл, Мэйл и других сервисов. Кто должен работать на ЭДО В 2022 году компании в определенных отраслях бизнеса должны были перейти на использование электронного документооборота ЭДО в соответствии с требованиями законодательства.
Это касалось организаций, занимающихся продажей маркированных товаров, поскольку система «Честный знак» требует мониторинга и отслеживания таких товаров.
Электронный документооборот: ответы на вопросы
Переход бизнеса на ЭДО до 2024 года. Начиная с 2014 года, когда власти обязали налогоплательщиков подавать декларацию по НДС в электронном виде, российский бизнес уверенно движется к массовому переходу на ЭДО. Что такое ЭДО, какие виды ЭДО бывают, и как его выбрать. Даем инструкцию по переходу на ЭДО. Рассказываем про ЭДО для работы с маркированными товарами. Условной датой перехода на обязательный документооборот электронными перевозочными документами (ЭПД) может стать конец 2024 года. Сейчас эта тема обсуждается между Минтрансом и ФНС. Постепенный перевод всех грузоперевозок в РФ на одну. Это значит, что в ближайшие годы большинству предпринимателей придётся освоить электронный документооборот — ЭДО. Рассказываем, какие важные изменения в ЭДО планируются до 2024 года и как к ним подготовиться. В бюджетных организациях всё чаще используют электронный документооборот и электронные подписи. Они используются для разных задач и программ. В статье постараемся разобраться, какие программы и для чего использовать. В случае неперехода организации на ЭДО и невыполнения требований по электронному бухгалтерскому учёту, должностные лица подвергаются риску штрафов в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ: До 10 тысяч рублей при первом нарушении.